Главная страница -->  --> Использование норм времени в управлении муниципальной библиотекой

Авторская редакция

Использование норм времени в управлении муниципальной библиотекой

Для цитирования:

Тикунова, И.П. Использование норм времени в управлении муниципальной библиотекой / И.П. Тикунова. – Текст : непосредственный // Библиотеки нового поколения. – 2020. – № 2 (3) – С. 62-71.

Современная библиотека как объект управления представляет собой сложную организационно-технологическую систему, эффективность функционирования которой зависит от рационального планирования и использования имеющихся ресурсов.

При выполнении любой работы одним из важнейших ресурсов является время. Время – уникальный невосполнимый ресурс, который нельзя вернуть, но можно рассчитать временные затраты, необходимые для выполнения конкретного объема работы, в том числе с помощью нормирования труда. В арсенале научной организации труда имеется целая система методов планирования деятельности, основанных на нормировании труда, т.е. на определении необходимых затрат труда на выполнение определенного объема работы в конкретных организационно-технических условиях.

Теоретические основы нормирования труда

Следует отметить, что нормирование труда позволяет не только рассчитать необходимые затраты труда и установить нормы времени (необходимые затраты времени на выполнение единицы работы одним или несколькими работниками), но и:

-       определить конкретный и обоснованный объем производственного задания отдельному работнику, отдельному подразделению или целому учреждению и тем самым оградить от неоправданной интенсификации труда и необоснованно завышенных производственных заданий;

-       оценить деятельность библиотеки в целом и отдельных ее работников;

-       рассчитать численность персонала, необходимую для выполнения конкретных объемов работ;

-       определить стоимость библиотечных услуг и работ.

Система норм труда включает самые разнообразные нормы. Важное место в системе норм труда занимают нормы затрат и результатов труда, конкретным выражением которых являются нормы времени, которые всегда устанавливаются в единицах времени (в часах, минутах, секундах) и являются базовыми, так как в соответствии с ними рассчитываются другие нормы затрат труда (нормы выработки, нормы численности и т.д.).

Нормы затрат времени могут быть установлены на операцию, изделие, работу, комплекс работ. Они различаются по периоду и сфере деятельности, по методу установления, степени укрупнения, по способу построения и т. д.

По степени укрупнения нормы могут быть дифференцированными (операционными), укрупненными, комплексными.

Дифференцированные нормы устанавливаются на одну операцию, например, штемпелевание документов. Такие нормы дают возможность достичь точности при расчетах трудоемкости выполняемых работ, штатной численности и др. и являются основой при разработке комплексных норм.

Укрупненные нормы устанавливаются на взаимосвязанную группу операций или один трудовой процесс, например, техническая обработка документа. Чаще всего такие нормы используют при планировании, отчетности, расчете производственной нагрузки на каждого сотрудника, при обосновании штатов.

Комплексные нормы устанавливаются на законченный, укрупненный комплекс или цикл взаимосвязанных работ, например, подготовка мероприятия.

Применение тех или иных норм труда определяется степенью стабильности технологического процесса, повторяемости и уровнем продолжительности нормируемых работ (операций, комплексов операций и др.). Однако, единственное, но важное условие использования норм времени должно быть соблюдено: нормы должны быть прогрессивными и отражать современное состояние развития библиотечной работы, передовые приемы и методы труда. В соответствии с этим критерием устанавливают постоянные, временные и разовые нормы труда.

Постоянные нормы труда разрабатывают на работы, стабильные по организационно-техническим условиям, без указания срока их действия и утверждают на срок не более 5 лет, по истечении которых проводится анализ для определения целесообразности пересмотра применяющихся норм труда.

Временные нормы труда устанавливают на период освоения тех или иных работ на повторяющиеся операции при отсутствии утвержденных нормативных материалов для нормирования труда. Срок действия временных норм труда рекомендуется устанавливать не более 3 месяцев.

Разовые нормы труда могут устанавливаться библиотекой на отдельные работы, носящие единичный характер (на внеплановые, аварийные или случайные, не предусмотренные технологией работы), и утрачивают силу после выполнения соответствующей работы.

При нормировании труда широко используются различные нормативы – научно обоснованные нормы времени, разработанные на основе проведенных исследований, регламентированные юридическими актами и предназначенные для многократного использования при расчете конкретных затрат труда (времени) применительно к определенным организационно-техническим условиям.

По сфере применения нормативы подразделяются на межотраслевые, отраслевые и местные.

Межотраслевые нормативы предназначены для нормирования работ, имеющих широкое применение в различных отраслях экономики. В России межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках, были утверждены Министерством труда и социального развития Российской Федерации в 1997 г. и применялись в библиотеках всех ведомств до начала автоматизации библиотечных процессов и внедрения в библиотечную практику информационно-коммуникационных технологий.

Отраслевые (типовые) нормативы устанавливают на однородные работы (типовые трудовые процессы), выполняемые в различных библиотеках одной отрасли при относительно одинаковых (типовых) организационно-технических условиях. В 2014 г. в качестве типовых отраслевых нормативов Министерство культуры Российской Федерации утвердило Типовые отраслевые нормы труда на работы, выполняемые в библиотеках.[1]

Межотраслевые и типовые (отраслевые) нормативы труда используют в качестве базовых показателей при разработке местных норм труда, расчете производных показателей, в целях организации труда и управления персоналом.

Местные нормативы труда обычно разрабатывают в библиотеках в следующих случаях:

-       отсутствие отраслевых и межотраслевых нормативов труда;

-       наличие работ (операций, процессов), ранее не охваченных нормированием;

-       внедрение новых, ранее не выполнявшихся видов работ;

-       изменение содержания трудового процесса и технологии выполнения работ.

Местные нормативы используют для расчета плановых объемов работ и определения необходимых ресурсов только в той библиотеке, где они были разработаны и утверждены. Следует помнить, что работа по нормированию труда с целью расчета норм времени требует специальных знаний и навыков, она относится к числу трудозатратных видов деятельности, поэтому в большинстве российских библиотек применяют типовые отраслевые нормы труда на работы, выполняемые в библиотеках (2014).[2]

Нормативная основа нормирования труда

Нормативную основу деятельности по нормированию труда составляют положения Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2, гл. 22 «Нормирование труда», ст. 159–163), в соответствии с которыми работникам гарантируется государственное содействие системной организации нормирования труда, а работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм труда[3]. Кроме того, в соответствии с действующим законодательством оплата труда зависит от выполнения трудовых норм (ч. 2, гл. 21, ст. 155).[4]

Другой важный документ, регламентирующий нормирование труда в библиотеках – это приказ Минкультуры России от 30.12.2014 г. № 2477, которым были утверждены «Типовые отраслевые нормы труда на работы, выполняемые в библиотеке».

«Типовые отраслевые нормы труда на работы, выполняемые в библиотеке» (2014) предназначены для формирования обоснованных оптимальных показателей трудоемкости выполнения работ в государственных (муниципальных) библиотеках, определения штатной численности работников, выдачи нормированных заданий и соотношений между плановыми и договорными работами. [5]

Данные «Типовые отраслевые нормы…» достаточно сложно структурированы. Нормативная часть документа содержит типовые отраслевые нормы, распределенные по 5 разделам для трех групп библиотек: 2 раздела для государственных (муниципальных) библиотек, 1 раздел для специализированных библиотек для инвалидов по зрению, 2 раздела для большой группы библиотек: детских, юношеских библиотек, библиотек научно-исследовательских институтов (НИИ), образовательных учреждений.

Один из разделов для государственных (муниципальных) библиотек содержит нормы на работы, выполняемые без использования автоматизированных систем управления процессами, другой – нормы на работы, выполняемые с использованием автоматизированных систем управления процессами. Также распределены нормы для детских, юношеских библиотек, библиотек НИИ, образовательных учреждений.

Внутри каждого раздела технологические процессы и операции сгруппированы по основным видам библиотечной работы, например: «Комплектование библиотечного фонда», «Библиотечная обработка документов», «Обслуживание читателей», «Методическая работа» и др. Некоторые из этих видов работ делятся на более мелкие подвиды работ. В каждой группе дается таблица с указанием наименования процесса, составляющих его технологических операций, единицы измерения этих операций и норма времени на выполнения одной единицы продукции в ходе каждой операции или процесса.

К сожалению, данные «Типовые отраслевые нормы…» кроме сложной структуры имеют еще ряд недостатков, затрудняющих их использование. Один из них заключается в том, что в разных таблицах нормативной части встречаются разные по величине нормы на одинаковые процессы. Кроме того, серьезной проблемой для использования является отсутствие четкого описания содержания технологических процессов и операций. Наконец, эти нормативы, принятые в 2014 г., уже требуют пересмотра и дополнения, так как содержат нормы на работы, которые постепенно уходят из библиотечной практики или технологически изменяются.

Система нормирования труда в библиотеке

В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации (библиотеке) должна быть создана система нормирования труда, основными целями которой являются:

-       создание условий, необходимых для внедрения рациональных организационных, технологических и трудовых процессов, улучшения организации труда;

-       обеспечение нормального уровня напряженности (интенсивности) труда при выполнении работ (оказании государственных (муниципальных) услуг);

-       повышение эффективности обслуживания потребителей государственных (муниципальных) услуг.

Для достижения поставленных целей необходимо:

-       способствовать максимальному охвату нормированием всех трудовых процессов всех категорий работников;

-       обеспечивать качество проектируемых и внедряемых норм труда;

-       контролировать за актуальностью научно обоснованных норм, их соответствием современному уровню организации библиотечного труда;

-       своевременно информировать коллектив работников о новых нормах труда.

Ответственность за состояние нормирования труда в библиотеке несет руководитель, который с учетом мнения представительного органа работников определяет систему нормирования труда.

В локальных нормативных документах библиотеки (Уставе библиотеки, Положении о системе нормирования труда, Коллективном договоре) должны быть зафиксированы основные положения, регламентирующие создание и функционирование системы нормирования труда, в т. ч.:

-       применяющиеся в библиотеке нормы труда по видам работ и рабочим местам при выполнении тех или иных видов работ, а также методы и способы их установления;

-       порядок и условия введения норм труда применительно к конкретным производственным условиям, рабочему месту;

-       порядок и условия замены и пересмотра норм труда по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных, либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования;

-       меры, направленные на соблюдение установленных норм труда.

С целью методического обеспечения разработки и внедрения системы нормирования труда Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации утвердило методические рекомендации по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях[6] В частности, в приложении 1 к этим методическим рекомендациям даны рекомендуемые методики определения нормы численности на основе типовых норм времени и типовых норм обслуживания, определения нормы обслуживания на основе типовых норм времени.

Методика расчета объема производственного задания на основе нормативов труда

Как было отмечено ранее, применение норм времени позволяет рассчитать обоснованный плановый объем производственного задания отдельному работнику, отдельному подразделению или целому учреждению. Для правильного определения плановых объемов работы библиотеки и равномерного распределения ее между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками проводится расчет фонда рабочего времени и его расходования.

Для расчета фонда рабочего времени за основу берется производственный календарь на планируемый год. Среди производственных календарей удобнее использовать календари, публикуемые в информационно-правовых системах, где уже учтены все праздничные дни, все переносы выходных, рассчитано количество рабочих часов на 1 работника в год, квартал и месяц при различных вариантах продолжительности рабочей недели.

Расчет фонда рабочего времени библиотеки можно осуществить двумя способами.

Способ 1. Фонд рабочего времени библиотеки рассчитывается от общего количества номинального рабочего время на весь штат библиотеки. Для удобства и наглядности расчета можно заполнить таблицу (см. таблица 1).

Таблица 1

Бюджет рабочего времени библиотеки в 2020 г.

Для примера рассчитаем бюджет рабочего времени в 2020 г. для небольшой библиотеки, в которой работают 2 работника по режиму 40-часовой рабочей недели. По производственному календарю на 2020 г. общее количество рабочих часов для 1 работника составляет 1979 трудочасов, соответственно для 2 работников – 3 958 трудочасов. Из общего количества рабочих часов для всего коллектива библиотеки за планируемый год вычитают общее для 2 работников количество рабочих часов (трудочасов), включающих все допустимые и гарантированные законодательством невыходы на работу, в том числе: очередные, дополнительные и учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, также могут быть учтены отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и до 3 лет, если никто не заменяет отсутствующего работника (в данном примере – 400 трудочасов). В результате получают реальное рабочее время для всех работников библиотеки (в данном примере – 3 558 трудочасов). Затем из общего реального рабочего времени вычитают заранее известные потери рабочего времени, в том числе: рабочие часы, неиспользованные в результате предоставления сокращенного рабочего дня подросткам и инвалидам, неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, а также наличия вакансий (в данном примере – 0 трудочасов). В итоге – получается плановый фонд рабочего времени (в данном примере – 3 558 трудочасов).

Способ 2. Для более точных вычислений можно рассчитать бюджет рабочего времени каждого сотрудника, а затем суммировать полученные индивидуальные плановые фонды рабочего времени.

Расчет производственных показателей и расходования рабочего времени производится на основе норм времени по каждому виду библиотечных работ, как по библиотеке в целом, так и по каждому структурному подразделению и отдельному работнику (см. таблица 2).

Таблица 2

Пустографка «Распределение годового бюджета рабочего времени библиотеки
на выполнение плановых работ в _____ году»

Планирование расходования годового планового фонда рабочего времени начинается с составления перечня работ, которые будут выполнять работники библиотеки в течение года. По каждому виду работ определяются примерные количественные показатели. На практике это могут быть показатели муниципального задания или плановые показатели, разработанные руководством библиотеки или предложенные ее учредителем. После того как определены планируемый перечень работ и их объем с помощью нормативов времени, утвержденных в библиотеке, производится расчет количества рабочего времени, необходимого для выполнения каждого вида запланированной работы, всего ее объема.

Полученный в результате расчетов объем трудозатрат на выполнение всех запланированных на год работ сравнивают с плановым фондом рабочего времени. При этом может обнаружиться, что количество часов, которое потребуется для выполнения намеченного объема работ, может быть больше или меньше годового планового фонда рабочего времени. В таком случае планируемый объем работ следует привести в соответствие с фондом рабочего времени, для чего необходимо увеличить или уменьшить объем намеченных к выполнению работ или вовсе отказаться от первоначально запланированных; изменить технологические процессы и операции или установить более прогрессивные нормы времени; привлечь к выполнению отдельных необходимых видов работ читательский актив и т. д. Для ускорения расчетов можно использовать компьютерные программы для работы с таблицами, например, Microsoft Excel.

Однако, эффективное планирование не должно ограничиваться соответствием объема работ библиотеки фонду рабочего времени. Фонд рабочего времени и его расход должны не просто совпадать, важно планировать такие работы, которые способствовали бы выполнению задач, стоящих перед библиотекой. Возможный вариант распределения годового бюджета рабочего времени на выполнение плановых работ в 2020 г. для небольшой библиотеки, в которой работают 2 работника, представлен в таблице 3.

Таблица 3

Распределение годового бюджета рабочего времени библиотеки
на выполнение плановых работ в 2020 г.

На следующем этапе планирования необходимо распределить запланированный объем работ на всех работников так, чтобы затраты времени каждого работника на выполнение запланированного объема работ соответствовал плановому годовому фонду рабочего времени этого работника. При этом возможен следующий порядок расчетов: сначала запланированный общий объем каждого вида работы делится на количество работников, которые будут его выполнять, затем для каждого работника рассчитывают затраты времени, необходимые для выполнения планируемых работ. Полученный в результате расчетов объем трудозатрат конкретного работника сравнивается с его плановым фондом рабочего времени. В случае несоответствия производят перераспределение видов и объемов работ, вносят необходимые коррективы. В результате бюджет рабочего времени каждого работника распределяется на выполнение отдельных видов и конкретных объемов работ.

Для большинства начинающих руководителей этот способ планирования вызывает значительные трудности: достаточно сложно учесть все необходимые работы, подобрать соответствующие нормативы, определить временные затраты на работы, требующие творческого подхода. Однако постепенно вырабатываются устойчивые навыки и полезный опыт формирования обоснованного и реально выполнимого плана в рамках имеющегося бюджета рабочего времени.

Эти же навыки пригождаются для расчета стоимости работ при установлении договорных цен на выполнение библиотечно-информационных услуг. В этом случае также, как при планировании составляют перечень технологических процессов (операций), необходимых для выполнения требуемой работы. Затем определяют объем предполагаемой работы по каждому включенному в перечень процессу (операции), нормы времени на выполнение каждой из этих процессов (операций) и стоимость одного рабочего часа библиотечных работников, участвующих в выполнении этих работ. На основе полученных данных рассчитывают суммарные затраты времени на выполнение каждого процесса (операции) запланированной работы и их стоимость, а в итоге – общую стоимость всей работы.

Таким образом, нормирование труда является необходимым и важным инструментом управления деятельностью любой библиотеки. Какими бы методами оно не осуществлялось, его конечная цель – повышение эффективности труда всех категорий работников при нормальной интенсивности и минимальных затратах на выполнение тех или иных видов деятельности в оптимальных организационно-технологических условиях.